Cuándo y cómo utilizar los objetos personalizados de HubSpot (con ejemplos prácticos)

HubSpot es una plataforma robusta y ampliamente adoptada para la gestión de relaciones con clientes (CRM). Sin embargo, a medida que las operaciones comerciales y los flujos de datos se vuelven más sofisticados, muchas empresas se encuentran con limitaciones en la estructura estándar del CRM. En particular, las propiedades tradicionales dentro de los objetos nativos de HubSpot no siempre permiten capturar la complejidad de ciertos procesos.

Aquí es donde los objetos personalizados (custom objects) se convierten en una herramienta estratégica.

Comprender cuándo y cómo implementarlos correctamente puede transformar un CRM genérico en una plataforma totalmente alineada con los procesos únicos de tu organizacicón.

Propiedad vs. Objeto: ¿Cuál es la diferencia?

Una propiedad es un atributo o campo que se encuentra dentro de un objeto nativo, como contactos, empresas, negocios o tickets. Por ejemplo, "número de empleados" es una propiedad estándar que se encuentra dentro del objeto Empresa. Estas propiedades funcionan muy bien para relaciones uno-a-uno. Sin embargo, cuando se requiere representar relaciones uno-a-muchos o incluso muchos-a-muchos, las propiedades estándar dejan de ser suficientes.

Considera los siguientes ejemplos:

• Una empresa puede tener múltiples contratos activos o históricos.

• Un solo contacto puede estar asociado con varios vehículos, diferentes tipos de tickets de soporte o diversas suscripciones.

• Un curso educativo puede tener múltiples estudiantes y también estar vinculado a varios profesores.

En todos estos casos, una simple propiedad no puede encapsular la riqueza de las relaciones y atributos involucrados. Lo que se necesita es un objeto personalizado con su propio conjunto de propiedades, asociaciones lógicas y reglas de automatización.

¿Cuándo deberías considerar usar objetos personalizados?

La decisión de implementar un objeto personalizado no debe tomarse a la ligera. Requiere planificación, diseño estructurado y un entendimiento claro del modelo de datos del negocio. Algunos criterios clave que indican la necesidad de usar custom objects son:

1. Relaciones complejas: Cuando los objetos estándar no permiten modelar adecuadamente interacciones uno-a-muchos o muchos-a-muchos. 

2. Necesidades de reportes avanzados: Si deseas medir, segmentar o visualizar entidades específicas que actualmente no pueden ser monitoreadas de forma eficaz. 

3. Automatizaciones personalizadas: Cuando necesitas desencadenar workflows o acciones específicas con base en entidades que no están cubiertas por los objetos nativos. 

4. Integraciones técnicas con otras plataformas: Al integrar sistemas ERP, legaltech, soluciones IoT u otros backends complejos que requieren un mapeo de datos personalizado. 

5. Escalabilidad operativa: Si anticipas que la estructura de tu negocio crecerá y las limitaciones actuales de los objetos nativos ya están ralentizando procesos clave. 

 Casos de uso comunes por industria

Los distintos sectores se benefician de los objetos personalizados de formas diferentes. Algunos ejemplos comunes incluyen: 

• Legal: Gestión de casos judiciales, incluyendo vínculos con contactos, abogados responsables, juzgados y cronogramas procesales. 
• Real Estate: Administración de propiedades o listings que se conectan con múltiples visitas, agentes, compradores potenciales y documentos legales.
• Educación: Modelado de cursos, asignación de profesores, registro de estudiantes y seguimiento del rendimiento académico.
• Fintech: Contratos financieros complejos que necesitan trazabilidad, múltiples stakeholders y seguimiento histórico separado de los contactos principales.
• Logística y transporte: Vehículos, rutas, entregas y mantenimientos asociados a diferentes clientes o almacenes. 

Mejores prácticas para el diseño de objetos personalizados

¡Alto ahí! Antes de que te emociones con los objetos personalizados de HubSpot, es crucial que primero diseñes la arquitectura. Esto es lo que te recomendamos para empezar con el pie derecho. 

1. Diseña primero tu modelo de datos: Usa herramientas como Lucidchart, Draw.io o Figma para diagramar relaciones entre objetos y evitar inconsistencias. 

2. Define nombres intuitivos y consistentes: Establece nomenclaturas claras en singular y plural que puedan ser entendidas por usuarios técnicos y no técnicos. 

3. Selecciona propiedades estratégicas: Prioriza campos que permitan búsquedas rápidas, filtros eficientes y automatización basada en lógica de negocio. 

4. Establece asociaciones relevantes: Crea vínculos entre tus objetos personalizados y los objetos nativos (contactos, negocios, empresas) siguiendo la lógica operativa de tu organización. 

5. Realiza pruebas previas: Antes de lanzar a producción, trabaja con datos ficticios o realiza pruebas A/B en un entorno de staging. 

6. Documenta todo: Registra la lógica, uso, propiedades y flujos relacionados a cada objeto personalizado para facilitar mantenimiento y capacitación. 

Consideraciones técnicas y errores comunes

Los objetos personalizados son potentes, pero tienen sus propias limitaciones:

• Limitaciones funcionales: Algunos objetos personalizados no incluyen funcionalidades nativas como "dueño del objeto" o "registro de actividad". Estas deben configurarse manualmente.
• Formularios públicos no compatibles: Actualmente, HubSpot no permite el uso directo de objetos personalizados en formularios nativos. Se requieren soluciones API o desarrollo a medida.
• Importaciones masivas: La carga de datos requiere preparación minuciosa, con archivos estructurados y uso de APIs si hay gran volumen de información.
• Mantenimiento post-lanzamiento: Sin documentación adecuada, los objetos personalizados pueden convertirse en puntos ciegos o generar inconsistencias.  

Recomendaciones para la adopción efectiva

Para maximizar el ROI de los objetos personalizados, siga tres reglas de oro:

• Documenta cada nuevo objeto personalizado y sus asociaciones desde el inicio.
• Capacita regularmente a los equipos involucrados en marketing, ventas y TI para garantizar uso coherente.
• Realiza auditorías trimestrales del modelo de datos para identificar redundancias, errores o necesidades de ajuste.
• Evalúa el impacto de estos objetos en tus reportes y workflows antes y después de su implementación. 

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