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Seguramente te has preguntado cómo poder evitar el desgaste que significa unificar procesos que a diario debes ejecutar para conseguir los objetivos que buscas en tu empresa.

O estás cansado de tener que ingresar a dos o tres software de seguimiento para saber cómo van tus procesos de ventas, qué está haciendo mercadeo (si es que tienes métricas al respecto) o cómo ejecutar tus planes comerciales con un presupuesto correcto.

Por esto, en este artículo te contamos lo que debes saber sobre el CRM o «Customer Relationship Management» (por sus siglas en inglés), una herramienta eficaz que ayuda a crecer y aumentar la productividad de tus equipos.

¿Qué es un CRM?

Una plataforma CRM o de «gestión de la relación con los clientes» se refiere a diversos softwares utilizados para facilitar el acceso y gestión de información relevante y precisa sobre tus leads, prospectos o clientes.

Lograr monitorear las interacciones con tu público objetivo es una de las principales utilidades que brinda un CRM.

Esta teoría es fácil de entender, pero todavía no te queda muy claro, entonces:

- Los CRM registran todos los detalles de contacto (nombre, dirección de correo electrónico, número de teléfono), así como otra información de identificación que una empresa decide rastrear.

- También pueden consolidar los contactos de una empresa en una cuenta, lo que es útil para el departamento de ventas.

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¿Cómo puede un CRM ayudarme en mi negocio?

Más allá de los datos de contacto, los CRM registran las interacciones entre los representantes de ventas y los clientes potenciales, como los correos electrónicos enviados, las llamadas telefónicas realizadas, los mensajes y las citas realizadas.

Algunos de ellos incluso ofrecen la posibilidad de seguir el progreso de las transacciones y dejar notas sobre las razones detrás del fracaso o del éxito de un contrato.

La gestión de contactos puede resultar muy compleja, por lo que el software CRM de operaciones puede ser una herramienta valiosa para las empresas que quieran desarrollar y adaptar sus procesos.

No obstante, es una solución adicional que debe implementarse antes de capacitar a sus empleados en su uso.

Al lograr una gestión eficaz de los flujos de información de tus posibles clientes y de los actuales, los CRM optimizan la información en tiempo real, lo que permite una constante actualización y control de una posible conversión, agrupando en un solo lugar, todos los datos que necesitas administrar para desarrollar una buena experiencia para ti, tus equipos, prospectos, leads y clientes.

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Tres ventajas de aplicar el CRM en una empresa

Para saber si el CRM realmente vale la pena tienes que conocer estas razones que te ayudarán a entender por qué necesitas uno, independientemente de la industria, el tamaño o la antigüedad de tu empresa.

 

1. Un CRM centraliza el registro de tus datos

La velocidad y la simplicidad son esenciales en la industria de las ventas. Tus representantes de ventas están perdiendo tiempo precioso si tienen que buscar en su bandeja de entrada o en el registro de llamadas (que seguramente está en Excel) el número telefónico de un cliente potencial o la fecha de su última factura o contacto. Este método no es confiable.

Si tus representantes de ventas olvidan tomar nota de una interacción con un contacto, o salen de vacaciones, es posible que dentro de tu empresa se envíe el mismo correo electrónico varias veces y esto genera frustración y fricción entre los prospectos o clientes potenciales.

Un CRM proporciona un registro completo y preciso de todo el historial de interacciones con prospectos, accesible con un solo clic. Tus representantes de ventas nunca tendrán que reconstruir manualmente sus registros de interacción nuevamente.

También pueden utilizar un CRM para consultar su pipeline de ventas, y así saber siempre dónde se encuentran en relación con sus objetivos.

Además, un CRM ideal es el que permite a los representantes de ventas filtrar a los clientes potenciales en función de los que se les asignaron para el seguimiento: una sola página les permite obtener un resumen detallado de todas las transacciones abiertas.

Algunos CRM también ofrecen información sobre el flujo de ventas de cada representante al clasificar las oportunidades en función de su progreso, lo que simplifica el proceso de previsión de ingresos.

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2. Un CRM facilita el trabajo de los tomadores de decisiones

Otro beneficio general para una empresa es que los CRM estandarizan la forma en que los representantes de ventas rastrean sus actividades y tratos con los clientes potenciales, lo que simplifica los informes.

Sin un CRM, es probable que los representantes de ventas realicen un seguimiento de las actividades a su manera, lo que dificulta que los gerentes de equipo recopilen datos para obtener una imagen coherente, haciendo imposible establecer un seguimiento para ver mejoras para el equipo de ventas.

Con los CRM que estandarizan la entrada de datos, los gerentes pueden combinarlos y analizarlos fácilmente para monitorear el estado general de su proceso de ventas.

Una vez estandarizado el registro de actividades, se reduce el riesgo de fricciones durante la transmisión de datos de un prospecto entre un vendedor y otro, o incluso la reasignación de contactos de un vendedor que deja su trabajo. La información relevante es accesible y está registrada de forma lógica para todo el equipo de ventas.

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3. Un CRM es una herramienta flexible que ayuda a apalancar el crecimiento

Sabemos que lo estás pensando. “¿No puedo hacer todo esto en Excel? Todo el mundo sabe manejar este procesador de datos”.

Si tienes cuatro o cinco clientes es fácil realizar un seguimiento manual de todas las interacciones. Pero piénsalo: ¿siempre quieres tener cuatro o cinco clientes? ¿No quisieras apalancar el crecimiento de tu compañía? ¿Tu gerente pensará lo mismo cuando sueña con escalar la productividad y el número de ventas?

Sin duda, sabes la respuesta. Si tu objetivo es triplicar o cuadriplicar los ingresos en los próximos años, tus representantes de ventas dedicarán cada vez más tiempo a registrar datos relacionados con clientes potenciales y clientes.

También querrás analizar las actividades de tus representantes de ventas para descubrir qué estrategias o conjuntos de puntos de contacto están brindando los mejores resultados (o incluso analizar otras métricas de la efectividad de tu equipo de ventas).

El uso de datos rastreados de manera inconsistente de múltiples fuentes puede ralentizar o comprometer tu capacidad para obtener una imagen sus resultados anuales o semestrales.

Y un dato final: un CRM mejora la comunicación entre tu equipo de ventas

Los CRM facilitan la vida de los vendedores (y ¿quién no quiere vendedores con más tiempo para vender y ayudar a los clientes?), pero también mejoran la comunicación para toda la empresa.

¿Qué pasa si un representante de ventas está trabajando en un trato con un cliente potencial con el que un compañero de trabajo había hablado hace dos años? ¿O si otro toma el control de la región de uno de sus colegas y recibe solo una lista de prospectos en forma de una tabla de excel incomprensible?

Con un CRM, los representantes de ventas pueden ver inmediatamente lo que se ha hecho con un cliente potencial determinado y decidir el siguiente paso.

No tienen que ponerse en contacto con sus colegas para obtener el historial de interacciones, ya que toda la información necesaria está registrada en el software.

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Con mayor claridad: el CRM te ayuda en el manejo de las relaciones con el cliente

Dentro de la implementación de esta herramienta es necesario centrar los esfuerzos y usos del CRM en tus clientes y clientes potenciales, pues el fácil acceso a la información permite crear experiencias personalizadas, que resuelvan eficazmente las necesidades y “dolores” de tus leads.

Sin embargo, los CRM no son exclusivamente desarrollados para la gestión de datos, muchas veces creemos que esta herramienta se utiliza exclusivamente para algunos departamentos específicos de una empresa, como el de ventas, pero puede servir a otras áreas.

“Un CRM ofrece utilidades dentro de varios equipos de tu organización; básicamente, un CRM podría ser la única fuente de referencia para tus equipos de ventas, marketing y servicio”.

Equipo de ventas

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Un CRM eficaz y automatizado

Uno de los mejores ejemplos es la plataforma CRM de HubSpot, un software que integra marketing, ventas y servicio de atención al cliente para potenciar el crecimiento de tu empresa.

Hubspot tiene una versión gratuita y puede escalarse a medida que su empresa crece. Es decir, que si haces parte de una PYME o eres su líder, puedes empezar a conocer y familiarizarte con sus funcionalidades increíbles para tus equipos de: ventas, marketing y servicio.

La plataforma CRM de HubSpot lo hace posible a través de la integración de estas herramientas que impulsan el crecimiento de tu negocio:

Marketing HubMarketing Hub

Un software de marketing que te ayudará a aumentar el tráfico, convertir más visitantes en clientes y ejecutar campañas de inbound marketing completas.

CARACTERÍSTICAS

  • Generación de leads
  • Automatización del marketing
  • Analíticas

Sales HubSales Hub

Un software de CRM de ventas que te permitirá recopilar datos más relevantes de tus prospectos, automatizar las tareas más tediosas y cerrar negocios con más rapidez.

CARACTERÍSTICAS

  • CRM avanzado
  • Programación de reuniones
  • Citas

Service HubService Hub

Un software de servicio de atención al cliente que te permitirá ponerte en contacto con clientes, superar sus expectativas y convertirlos en promotores que potencien el crecimiento de tu empresa.

CARACTERÍSTICAS

  • Tickets
  • Feedback de clientes
  • Base de conocimientos

CMS Hub   CMS Hub
Un software de gestión de contenidos flexible para los marketers, potente para los desarrolladores y que ofrece a los clientes una experiencia confiable y personalizada.

CARACTERÍSTICAS

  • Editor drag-and-drop
  • Recomendaciones de SEO
  • Temas para sitios web

Operations Hub   Operations Hub
Software de operaciones que sincroniza las apps, organiza los datos de contactos y automatiza los procesos, para que todos tus sistemas y equipos trabajen mejor juntos.

CARACTERÍSTICAS

  • Sincronización de datos
  • Automatización programable
  • Automatización de calidad de datos

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A medida que las empresas comienzan a crecer, los sistemas y las herramientas que utilizan también empiezan a crear fricción entre ellas. Cada equipo opta por desarrollar sus propios procesos, lo que hace que se creen “silos” tanto de procesos, de comunicación y de datos y esto hace que se disminuya la eficacia.

Para que tu empresa pueda crecer mejor, todos tus equipos necesitan tener acceso a una fuente única de referencia confiable para la toma de decisiones.

El CRM de HubSpot se puede comenzar a usar de forma gratuita; al integrar estas herramientas permite la alineación entre los equipos de tu empresa aumentando la productividad, brinda herramientas unificadas que conectan las apps, organizan los datos de los clientes y automatizan los procesos empresariales, aumentando la productividad además de la necesaria implementación de nuevas tecnologías dentro del mundo del marketing.

La integración de todas las herramientas de la plataforma CRM de HubSpot brinda una completa y única gestión para crecer y potenciar tu empresa.

 

Conoce cómo un CRM ayuda a crecer tu negocio

  • Automatiza los procesos: Aumenta la productividad de los equipos.
  • Gestiona los datos: Maneja la información de tus clientes en tiempo real.
  • Personaliza servicios: Enfoca tus esfuerzos en la necesidad específica de tus clientes.
  • Incrementa las ventas: Genera y cierra más ventas, aumenta el ROI de tu empresa.
  • Aumenta la productividad: Mejores resultados en menos tiempo.
  • Brinda una experiencia positiva para el cliente: Clientes satisfechos, crecimiento seguro.
  • Reduce los costos: Prioriza y automatiza procesos.
  • Aumenta el flujo de caja: Genera más leads cualificados y aumenta las posibilidades de ventas.
  • Optimiza la tasa de retención de clientes: Logra resolver las dolencias que trajeron tus clientes.
  • Escala de forma flexible y segura: Dinamiza la consecución de objetivos al ritmo necesario.
 
 

Por último ¿qué se debe hacer si la empresa no está preparada para manejar un CRM?

Lo repetimos, desde la start-up hasta la pequeña o mediana empresa, todas pueden tomar ventaja de tener un CRM (y te recordamos que, en Hubspot, puedes disfrutar de una versión gratis).

 

1. Concéntrate en tus buyer persona principales

Para comenzar a construir un sitio web listo para las ventas debes comenzar por concentrarte en las personas que esperas atraer. Esto implica profundizar en tus buyer personas.

Por supuesto, es posible que tengas varias personas diferentes en tu empresa, por lo que es imperativo que se concentre en sus personas principales y que más ventas le generan.

Buyer persona

¿No sabes qué es un buyer persona? Te mostramos cómo crearlos.

 

2. Crea tu mapa del sitio

La mayoría de las veces, cuando estamos construyendo un sitio web, es un rediseño versus un nuevo diseño neto. Entonces, el siguiente paso que damos normalmente es examinar el sitio existente. Evalúa qué páginas están generando más tráfico, porque esa es una señal de que en realidad están agregando valor.

Por eso es fundamental alistar la página web para que los clientes encuentren tu producto o servicio (o un representante de ventas) de forma orgánica y rápida. Reevalúa si necesitas un rediseño de sitio web y cómo orientarlo hacia el crecimiento.

 

3. Desarrolla una estrategia de contenidos

Está bien, ya evaluaste si necesitabas un rediseño o tu página web está bien. Ahora debes evaluar qué clase de contenido ofreces: ¿mucho, poco, nada?, ¿tienes mucho contenido pero de diversos temas? o ¿nunca te has evaluado escribir o ofrecerles tutoriales de valor a tus posibles compradores?

Los esquemas de contenido implican profundizar en tu trabajo y educar a tus prospectos y clientes actuales, incluso si solo es a través de las redes sociales.

Estos son tan solo tres pasos que puedes y debes dar, luego debes medir qué resultados estás logrando y hacer otros esfuerzos adicionales como tener un blog o reescribir todo el contenido de tu página web.

Ventajas de tener blog

Para ello debes conocer 3 ventajas de tener un blog en tu página web empresarial.

Finalmente surge una pregunta muy simple si estás considerando adoptar un CRM y establecer las mejores estrategias: ¿quieres ayudar a tu negocio a crecer?, ¿quieres escalar ese crecimiento de forma ordenada y abierta para todos los empleados de tu compañía, sea grande o pequeña?

Tú capacidad para lograrlo depende de la capacidad para comunicarse con tus prospectos en los momentos perfectos, de forma personalizada y automatizada y brindarles información relevante en el momento adecuado. Sin un CRM de talla mundial, que te ayuda incluso cuando tu empresa está despegando, es imposible lograrlo.

>>¡Quieres saber qué es un CRM! Nosotros te ayudamos a integrar tus ventas,  mercadeo y asesoría comercial con Hubspot.<<

Fuente: Ventajas de utilizar un CRM.

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